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Personalarbeit und Projektmanagement

geschrieben am 10. März 2010 von Angélique Morio

Personalarbeit und Projektmanagement sind wie Topf und Deckel. Personalarbeit wird immer vielschichtiger. Je komplexer die Aufgabe, umso wichtiger ist die strukturierte Bearbeitung. Und genau das bietet das Instrumentarium des Projekt-Managements. Wo ist der Unterschied zwischen Projekten und Projekten im Personalbereich und worauf ist zu achten, damit nicht nur der Inhalt, sondern auch der Prozess zum Erfolg wird?

Immer wieder bin ich im HR-Consulting erstaunt, wie wenig Erfahrung Personaler in der klassischen Projektarbeit haben. Häufig wird auch nicht verstanden, warum Projektmanagement in der Personalarbeit wichtig und notwendig ist. Dabei weiß jeder, der schon einmal einen Betriebsübergang begleitet hat, dass hier viele Elemente des Projektmanagement zum Tragen kommen. Es gilt eine bestimmte Abfolge von einzelnen Aufgaben eisern in einer bestimmten Zeit einzuhalten, da dies sonst im Ernstfall vor dem Arbeitsgericht enden könnte.

Worin unterscheidet sich ein Personalprojekt von anderen Projekten in Unternehmen? HR-Projekte haben oft erst mittel- bis langfristigen Nutzen, der nicht jedem augenscheinlich ist, Der Erfolg solcher Projekte ist häufig auch schwer messbar. Empfänger der HR-Projekte sind immer wieder Führungskräfte (z.B. Einführung von Instrumenten der Personalentwicklung), welche auch die Verbesserung der Führungsqualität zum Inhalt haben kann. Nicht immer teilen die Führungskräfte diesen Verbesserungsbedarf. Oder es werden Inhalte erarbeitet, welche den Mitarbeiter persönlich betreffen (z.B. Verträge, …). In den meisten Fällen ist Projektarbeit im HR-Bereich eine zusätzliche Belastung zum Tagesgeschäft und wird deshalb nicht immer willig aufgenommen.

Mit einer gut strukturierten Vorgehensweise, einer gelungenen Projektplanung und Projektdurchführung können die Stolpersteine minimiert werden. Welche Bestandteile sollte ein Personalprojekt unbedingt aufweisen, damit das Projekt auch zum Erfolg wird?

  • Projektstrukturplan, um die einzelnen Aufgaben bzw. Teilprojekte aufzuzeigen
  • Balkenplan, um die Zeitplanung grafisch aufzubereiten
  • Budgetplan und Ressourcenplan, damit von Anfang Kosten und Zeitaufwand berücksichtigt werden
  • Aktivitätenpläne für die Teilprojekte, um diese genauer zu planen

Es ist nicht zwingend notwendig mit einem klassischen Projektmanagement Tool wie z.B. MS-Projekt zu arbeiten. Eine solide Grundlage in Powerpoint hilft auch gut weiter. Der Vorteil ist hier, dass die Projektdokumentation gleichzeitig als Präsentationsgrundlage verwendet werden kann und so Doppelarbeiten vermieden werden können.

Ich habe selbst ein Fernstudium Projektmanagement abgeschlossen und mich als Projektmanagerin zertifizieren lassen. Hier habe ich über Projekte und deren Struktur sehr viel erfahren und im Anschluss auf den HR-Bereich übertragen. Auch der zwischenmenschliche Bereich in Projekten war vielschichtiger als ich erwartet hatte. Deshalb fällt es mir heute wesentlich leichter, Projekte in ihrer Komplexität zu erfassen und ihnen Struktur zu geben. Ich ermuntere jeden Personaler, sich wenigstens ein Grundlagenwissen Projektmanagement anzueignen. Gerade in Zeiten, wo die Rolle des Personaler mehr in Richtung HR-Business Partner oder strategischer Berater geht, ist die Kompetenz des Projektmanagement aus meiner Sicht ein Muss.  Als Literatur empfehle ich das Buch von Nicolai Andler „Tools für Projektmanagement, Workshops und Consulting“. Es bringt nicht unbedingt neue Ansätze, bietet aber einen sehr guten Überblick über die Methoden, um das Thema Projektmanagement ganzheitlich anzugehen.

Wie heißt es so schön: Projektmanagement ist Krisenmanagement: 1. kommt es anders und 2. als man denkt!

Gerne stehe ich Ihnen für weitere Fragen zur Verfügung und freue mich auf den Kontakt mit Ihnen!